HubSpot & ERP: Voorkom dubbel werk en geef sales de data die ze nodig hebben

Het is een scenario dat velen in de maakindustrie herkennen. Een verkoper doet een klant een toezegging over een levertijd, gebaseerd op een voorraadlijst van vorige week. De binnendienst moet een complexe order handmatig overzetten van het CRM naar het ERP-systeem, met alle risico’s op fouten van dien. Een klant belt met een vraag over zijn orderstatus, en de servicemedewerker moet in drie verschillende systemen zoeken naar het juiste antwoord.

Dit zijn niet alleen frustrerende knelpunten, ze kosten tijd, veroorzaken fouten en zetten druk op de relatie met je klant. In de praktijk zien we dat de oorzaak vaak te herleiden is tot twee afdelingen die elk hun eigen systeem hanteren en informatie niet automatisch met elkaar delen. Daardoor ziet sales niet of een order snel geleverd kan worden en zoekt service naar klantdata op plekken waar die eigenlijk niet hoort te staan.

Het probleem: Twee werelden die elkaar niet (altijd) begrijpen

In de meeste maakbedrijven bestaan twee digitale werelden naast elkaar. Ze zijn allebei essentieel, maar spreken vaak niet dezelfde taal.

• De wereld van het CRM (Customer Relationship Management)

Dit is de wereld van de klant. Systemen als HubSpot zijn gericht op het beheren van alle klantinteracties: van de eerste marketingcampagne tot het verkoopproces en de after-sales service. Hier leven de klantgegevens, de communicatiehistorie en de salespipeline.

• De wereld van het ERP (Enterprise Resource Planning)

Dit is de wereld van het product en de operatie. Systemen als SAP, Microsoft Dynamics of Exact beheren de kernprocessen van het maakbedrijf: productieplanning, voorraadbeheer, logistiek en financiën. Hier leven de artikelnummers, de voorraadniveaus en de orderstatussen.

Wanneer deze twee werelden niet goed met elkaar verbonden zijn, ontstaan er data-eilanden. Informatie wordt niet, of handmatig, uitgewisseld. Dit leidt onvermijdelijk tot dubbel werk, fouten en een incompleet beeld van zowel je klanten als je eigen bedrijfsprocessen. Het is één van de grootste technische uitdagingen voor maakbedrijven die willen digitaliseren.

De brug bouwen: Hoe een goede koppeling werkt

Een slimme integratie tussen HubSpot en je ERP-systeem pakt dit bij de wortel aan: klantdata en operationele informatie komen bij elkaar, waardoor teams samenwerken op basis van actuele en betrouwbare gegevens. Dit voorkomt dubbel werk, reduceert het risico op fouten en zorgt dat elke afdeling exact weet waar een klant of order staat. Van verkoopkans tot levering.

Data van ERP naar HubSpot

Wanneer operationele data beschikbaar komt in de commerciële omgeving, kunnen marketing en sales veel slimmer en effectiever werken. Denk aan:

• Actuele voorraadinformatie: Verkopers zien direct in HubSpot hoeveel stuks van een product beschikbaar zijn en wat de verwachte levertijd is. Ze kunnen klanten dus correct informeren en realistische beloftes doen.
• Klant-specifieke prijzen: Prijsafspraken die in het ERP zijn vastgelegd, worden automatisch meegenomen in de offertes die sales in HubSpot maakt.
• Order- en factuurstatus: Het hele team, van accountmanager tot servicemedewerker, kan in de klantomgeving van HubSpot zien wat de status is van openstaande orders en facturen.

Data van HubSpot naar ERP

Andersom is het net zo belangrijk. Commerciële data die automatisch naar de operatie stroomt, versnelt processen en voorkomt fouten.

• Automatische orderverwerking: Een gewonnen deal in HubSpot kan automatisch een verkooporder aanmaken in het ERP-systeem, inclusief alle correcte klantinformatie en productdetails. Dit elimineert handmatig overtypen volledig.
• Synchronisatie van klantgegevens: Wanneer een verkoper een contactpersoon of adres wijzigt in HubSpot, wordt dit direct bijgewerkt in het ERP, zodat facturen en leveringen altijd naar de juiste plek gaan.