Werk slimmer, niet harder: praktische automatisering in HubSpot voor de maakindustrie

De term ‘automatisering’ kan ingewikkeld en groots klinken. Het roept beelden op van complexe software en projecten die maanden duren. Maar in de praktijk komt het neer op iets heel simpels: de software het herhalende werk laten doen, zodat jij en je collega’s meer tijd hebben voor zaken die echt het verschil maken. Vaak wordt hierbij gebruikgemaakt van slimme software en zelfs een vleugje Artificiële Intelligentie (AI), maar dan wel op een manier waar je direct iets aan hebt.

Toch wordt automatisering nog maar beperkt ingezet in de maakindustrie. En dat is een gemiste kans.

De uitdaging: Te veel te doen, te weinig tijd

Vooral in het MKB binnen de maakindustrie zijn marketing- en salesteams vaak klein. De werkdruk is hoog en een groot deel van de dag gaat op aan handmatige, terugkerende taken. Denk aan het opvolgen van leads, het versturen van standaard e-mails, het bijwerken van klantinformatie in verschillende systemen of het handmatig toewijzen van een nieuwe aanvraag aan een collega. Precies dit soort taken zijn voorspelbaar en op regels gebaseerd. En dat betekent dat je ze perfect kunt overlaten aan de software.

Vijf manieren om vandaag nog te beginnen met slimme automatisering

Automatisering hoeft niet complex te zijn. Hier zijn vijf praktische voorbeelden in HubSpot die je direct kunt toepassen om tijd te besparen en de kwaliteit van je werk te verhogen.

1. Automatische opvolging van nieuwe contacten

Eén van de meest waardevolle en eenvoudige automatiseringen. Stel je voor: een bezoeker op je website downloadt een technische whitepaper.

• Voorheen: Er gebeurt niets, of een marketeer moet handmatig een e-mail sturen.
• Met automatisering: Er start een workflow. De persoon ontvangt direct een bedankmail met de download. Drie dagen later kan er een tweede mail volgen met een link naar een relevante case study. Dit proces loopt volledig vanzelf, bouwt aan de relatie en zorgt ervoor dat je top-of-mind blijft.

2. Laat AI je beste kansen aanwijzen (Lead Scoring)

Niet elke lead is gelijk. Maar hoe weet een verkoper waar hij zijn kostbare tijd aan moet besteden? In plaats van dit aan het toeval of onderbuikgevoel over te laten, kan HubSpot helpen met behulp van AI.

• Hoe het werkt: Dit is een perfect voorbeeld van praktische AI. De software analyseert data van eerdere successen en leert daarvan om de meest kansrijke nieuwe contacten te herkennen. Je stelt een puntensysteem in waarbij een contact bijvoorbeeld +10 punten krijgt voor de functie ‘Engineer’ en +5 voor het bezoeken van de prijspagina.
• Het resultaat: HubSpot telt de scores automatisch op. Het salesteam kan simpelweg een lijst openen met de ‘heetste’ leads en daar hun focus op leggen.

3. AI als je schrijfpartner (Content Assistant)

Een veelgehoorde uitdaging voor marketeers in de maakindustrie is het schrijven over zeer technische onderwerpen. Het kan lastig zijn om de juiste woorden te vinden en een begin te maken.

• De oplossing: De schrijfhulp in HubSpot, die gebruikmaakt van slimme AI-technologie, kan je hierbij ondersteunen. Je geeft een paar steekwoorden, bijvoorbeeld “onderhoudsvoorspelling voor hydraulische pompen”, en de tool genereert een eerste concept voor een alinea of blogintroductie. Het is geen vervanging van de menselijke expert, maar wel een ideale manier om van een leeg scherm af te komen.

4. Interne processen stroomlijnen

Automatisering is niet alleen voor externe communicatie. Je kunt het ook perfect gebruiken om interne processen te verbeteren.

• Voorbeeld: Wanneer een contactpersoon het formulier ‘vraag een offerte aan’ invult op de website, kan HubSpot automatisch een nieuwe deal aanmaken in de salespijplijn, de juiste accountmanager toewijzen op basis van de regio, en een taak aanmaken voor die accountmanager om binnen 24 uur contact op te nemen. Dit zorgt voor snelheid, duidelijkheid en voorkomt dat aanvragen tussen wal en schip vallen.

5. AI als je persoonlijke onderzoeksassistent

Een goed gesprek begint met een goede voorbereiding. Maar het onderzoeken van een nieuwe prospect – de website doorspitten, LinkedIn profielen bekijken, recent nieuws zoeken – kost veel tijd. Recente ontwikkelingen in HubSpot nemen dit werk uit handen. Met de komst van AI-assistenten zoals de ‘Prospecting Agent’ kun je met één klik diepgaand onderzoek laten doen. De AI speurt het internet af en presenteert een heldere samenvatting van het bedrijf, het laatste nieuws en soms zelfs de actuele uitdagingen. Zo start je elk gesprek met een enorme voorsprong.